Jak przygotować się do audytu jednostki certyfikującej?

Jak przygotować się do audytu jednostki certyfikującej?
Jak przygotować się do audytu jednostki certyfikującej?

W ramach systemów zarządzania zgodnych z normami ISO można wyróżnić kilka rodzajów audytów. Audyty te pełnią różne funkcje i są wykonywane w konkretnych etapach wdrożenia lub funkcjonowania systemów. Najczęściej występujące audyty to: wewnętrzny, czyli przeprowadzany w ramach samooceny funkcjonowania firmy, oraz zewnętrzny, który ma na celu ocenę spełnienia wymagań norm ISO przez niezależną jednostkę certyfikującą. Dziś skupimy się na tym drugim i postaramy się podpowiedzieć, co warto zrobić przed tym wydarzeniem, aby po pierwsze, wynik audytu był pozytywny, a po drugie, stres związany z wizytą audytorów – mniejszy.

Audyt ISO - jak się przygotować do wizyty jednostki certyfikującej?

Wizyty przedstawiciela niezależnej jednostki certyfikującej można spodziewać się w kilku przypadkach: kiedy ubiegamy się o przyznanie certyfikatu ISO, podczas corocznych audytów nadzoru oraz kiedy nasz certyfikat wygasa i chcemy starać się o jego przedłużenie (recertyfikację). Taki audyt nie odbywa się nagle, bez uprzedzenia. Odpowiednio wcześnie znany jest jego termin, dlatego możemy spokojnie, rzetelnie się do niego przygotować. Podpowiadamy, w jaki sposób.

Jak przygotować się do audytu jednostki certyfikującej ISO krok po kroku?

  1. Zapoznaj się z wytycznymi normy. Tylko doskonale znając jej wymagania, możesz wdrożyć je w swojej firmie. Zdobądź wiedzę na temat tego, co dokładnie będzie sprawdzane oraz upewnij się, że znasz wymagania oraz interpretację kluczowych zapisów normy. Pozwoli to zarówno na lepsze przygotowanie merytoryczne, jak i na zachowanie spokoju podczas oczekiwania na audyt oraz w trakcie jego przebiegu.
  2. Oceń, na ile procesy zachodzące w przedsiębiorstwie są zgodne z założeniami normy. Na tej podstawie będziesz mógł sporządzić listę rzeczy, które należy zmienić, ulepszyć, wdrożyć lub wyeliminować. Oceń, czy system zarządzania spełnia wymagania normy.
  3. Zaplanuj działania. Wyznacz kogoś do koordynacji tego procesu albo zatrudnij wykwalifikowanego eksperta w dziedzinie Systemów Zarządzania ISO. Firmy, takie jak nasza, specjalizują się w audytowaniu przedsiębiorstw i instytucji przed wizytą jednostki certyfikującej. Pomagamy ocenić zgodność standardów z wytycznymi normy oraz wdrożyć potrzebne usprawnienia.
  4. Zorganizuj szkolenia dla kluczowych osób zatrudnionych w firmie. Każdy pracownik, niezależnie od zajmowanego stanowiska, powinien być świadom zmian, jakie zachodzą w Waszej organizacji i umieć postępować na co dzień zgodnie z wytycznymi normy ISO, którą chcecie wdrożyć lub utrzymywać. Upewnij się, że pracownicy są świadomi swoich obowiązków w ramach systemu zarządzania oraz są przygotowani na odpowiadanie pytań zadanych przez audytora.
  5. Przeprowadź wewnętrzny audyt ISO. Osoba posiadająca stosowne uprawnienia do bycia audytorem ISO powinna wykonać audyt wewnętrzny, aby potwierdzić zgodność działalności firmy z wymaganiami normy ISO oraz wewnętrznymi procedurami i wymaganiami, które firma zobligowała się stosować. Audyt powinien również określać możliwości doskonalenia oraz ocenić gotowość firmy do certyfikacji przez ę niezależnego eksperta z jednostki certyfikującej. Proces ten możesz  zlecić  firmie zewnętrznej, takiej jak nasza.
  6. Przygotuj dokumentację, zawierającą opis wszystkich procedur oraz potwierdzenie, że są one zgodne z wymaganiami normy. Sprawdź też aktualność i kompletność akt, umów i innych dokumentów w firmie. Oceń czy wszystkie dokumenty są aktualne i dostępne do wglądu dla audytora.
  7. Zatroszcz się o przyjazną atmosferę w miejscu pracy. Wysoki poziom stresu czy wrogie nastawienie mogą niepotrzebnie utrudnić przebieg audytu. Pamiętaj, że audyt to nie kontrola, a zadaniem audytora jest poszukiwanie dowodów zgodności.

Im lepsze przygotowanie do audytu jednostki certyfikującej, tym mniejsze napięcie w zespole i tym większe szanse na pozytywny wynik audytu.

Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny ISO?

Aby ocenić zgodność procesów zachodzących w organizacji z normą ISO, zanim oceny tej dokona niezależny podmiot, warto przeprowadzić audyt wewnętrzny. W jego toku można wykryć ewentualne nieprawidłowości i w porę naprawić, obszary, które tego wymagają.

 

Firma może wytypować do tego jednego, lub kilku, z pracowników, o ile osoba ta ma stosowne kwalifikacje do występowania jako audytor wewnętrzny ISO. Innym, pod wieloma względami lepszym rozwiązaniem, jest podjęcie współpracy z firmą, zajmującą się profesjonalnym przeprowadzaniem audytów wewnętrznych ISO. Swoje usługi w tym zakresie poleca WISO Group. Oferujemy konsultacje, a także szczegółowy audyt systemowy firmy. Co między innymi obejmuje taka usługa?

 

  • opis aktualnej sytuacji firmy;
  • ocenę, w jakim stopniu firma realizuje wymagania norm ISO oraz wymagań prawnych;
  • propozycje wprowadzenia zmian, jeśli istnieje taka konieczność;
  • działania doradcze wraz z opracowaniem kompletnej dokumentacji systemowej.

Dlaczego lepiej zatrudnić zewnętrzną firmę do przeprowadzenia audytu wewnętrznego ISO?

  • Wysokie kwalifikacje audytorów, których zatrudniamy – mamy wiedzę i doświadczenie, bo audyty ISO wykonujemy na co dzień. To nasza praca. Odnosimy się do faktów, przepisów, norm, pozwoleń oraz wymagań prawnych
  • Konkretne propozycje ulepszeń – nie tylko wskażemy obszary wymagające doskonalenia, ale również podpowiemy, jak je wdrożyć do funkcjonowania firmy.
  • Gwarancja bezstronności i obiektywizmu – wewnętrzny pracownik firmy może mieć opory przed ujawnianiem informacji, których zarząd nie chciałby usłyszeć. My nie zatajamy uzyskanych informacji, ale też nie zostawiamy Was bez wskazówek, co dalej.
  • Koncentracja na przyczynie, nie na wyniku – próbujemy odkryć, z czego wynikają nieprawidłowości i jak zaradzić ich pojawianiu się w przyszłości.
  • Profesjonalne podejście do zadania – oceniamy procesy, nie ludzi.

Po współpracy z nami będziesz lepiej przygotowany do wizyty jednostki certyfikującej. Otrzymasz też dokładne wskazówki, co należy poprawić, aby wynik audytu jednostki certyfikującej, który czeka Twoją organizację, był satysfakcjonujący.

Chcesz dowiedzieć
się więcej?

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Napisz lub zadzwoń, by poznać szczegóły współpracy.





Skontaktuj się

Zobacz także:

jak zminimalizować występowanie wypadków przy pracy?

Jak System Zarządzania BHP ISO 45001 pomaga minimalizować ryzyko wypadków w pracy?

Jednym z najważniejszych zadań każdego pracodawcy jest troska o bezpieczeństwo osób, które zatrudnia. Z kolei poczucie bezpieczeństwa pracowników przekłada się na ich poziom zadowolenia, a co za tym idzie: jakość wykonywanych obowiązków i zaangażowanie w ich realizację. System Zarządzania BHP ISO 45001 to skuteczny sposób na to, by zmniejszyć ryzyko wypadków w miejscu pracy. Wypadek przy pracy – definicja Zacznijmy od odpowiedzi na pytania, co to jest

Czytaj dalej
Powrót do bloga
Wiso

WISO GROUP Sp. z o.o.

ul. Rynek 29/5
32-300 Olkusz
NIP: 6372199840

Szybki dostęp

Usługi
Produkty
Kontakt

Więcej o nas

Polityka prywatności
Baza Usług Rozwojowych

Wszystkie prawa zastrzeżone. Copyright 2021-23 – WISO GROUP.

Chcesz dowiedzieć się więcej?